Trong Hyakusenkan, đai xám được xác định là một vai trò đặc thù trong cấu trúc vận hành của dojo, không phải là một cấp đai thông thường. Đai xám là người được lựa chọn để theo sát người thầy trong quá trình huấn luyện và sinh hoạt, đồng thời tham gia hỗ trợ tổ chức lớp tập, giữ kỷ luật, ổn định trật tự và duy trì mạch hoạt động chung của dojo.
Do vị trí gần trục vận hành, đai xám không chỉ phản ánh trình độ kỹ thuật cá nhân mà còn đại diện cho hình ảnh, tác phong và chuẩn mực của dojo cũng như của toàn Hyakusenkan. Mọi hành vi của đai xám, dù trong hay ngoài dojo, đều có ảnh hưởng trực tiếp đến học viên và đến uy tín chung của hệ thống quản lý.
Đai xám không phải là phần thưởng hay quyền lợi cố định mà là vai trò gắn liền với trách nhiệm, đòi hỏi tiêu chuẩn cao hơn học viên thông thường và phải tuân thủ các quy chuẩn nghiêm ngặt hơn. Việc được tiếp tục giữ vai trò đai xám phụ thuộc vào tư cách, hành vi và mức độ phù hợp với đạo và kỷ luật của Hyakusenkan.
Bảng nội quy này được ban hành nhằm thống nhất chuẩn mực đai xám trên toàn Hyakusenkan, làm rõ ranh giới hành vi và tạo cơ sở để các dojo quản lý, đào tạo và sử dụng đai xám một cách nhất quán. Nội quy áp dụng cho toàn bộ các dojo và cá nhân giữ vai trò đai xám trong Hyakusenkan, không phân biệt thời gian gắn bó hay mức độ thân quen.
Đai xám đối với học viên/phụ huynh:
- Không liên lạc riêng với học viên dưới 18 tuổi ngoài giờ tập khi chưa có sự nắm bắt của huấn luyện viên trưởng hoặc người đứng đầu dojo; mọi liên lạc phải minh bạch, đúng mực và không mang tính cá nhân.
- Không lợi dụng vai trò huấn luyện để thiết lập quan hệ cá nhân không phù hợp với học viên.
- Không tham gia huấn luyện hoặc tiếp xúc học viên khi đang chịu ảnh hưởng của rượu, bia, chất kích thích, ma túy hoặc các chất gây mất kiểm soát hành vi.
- Không để tình trạng tinh thần, cảm xúc cá nhân làm ảnh hưởng đến an toàn và môi trường tập luyện của học viên.
- Không trao đổi, cam kết hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến học viên và phụ huynh vượt quá thẩm quyền được giao.
- Phải có trách nhiệm bảo vệ quyền lợi chính đáng của học viên trong phạm vi vai trò được giao, thông qua các hành động phù hợp với kỷ luật, đạo đức và quy định của dojo và hệ phái.
- Phải tiếp nhận, hướng dẫn và đối xử với học viên trên nguyên tắc công bằng, an toàn và tôn trọng, không để yếu tố cá nhân làm ảnh hưởng đến quyền lợi học viên.
- Khi tiếp nhận học viên đã có nền tảng tập luyện từ trước (từ dojo khác, hệ phái khác hoặc từng tập võ), phải báo cáo và thông tin đầy đủ cho Sensei/HLV trưởng, không tự ý đánh giá, phân loại hoặc sắp xếp vượt thẩm quyền.
Đai xám đối với đồng cấp/Senpai:
- Không tranh chấp vai trò, quyền hạn hoặc tạo phe nhóm trong nội bộ dojo.
- Không truyền đạt quan điểm cá nhân gây chia rẽ, làm suy yếu kỷ luật và sự thống nhất của dojo.
- Không suồng sã, vượt vai hoặc làm mờ tôn ti trật tự trong quan hệ nội bộ.
- Không sử dụng mối quan hệ thân quen để tạo đặc quyền hoặc né tránh kỷ luật.
- Không bàn luận, đánh giá hoặc so sánh năng lực, uy tín hay quyết định của Dai Senpai sau lưng hoặc trước mặt học viên, phụ huynh hay người ngoài dojo.
- Không tự ý điều chỉnh cách phối hợp, phân công hoặc trật tự làm việc giữa các đai xám khi chưa có sự thống nhất từ Dai Senpai hoặc Sensei/HLV trưởng.
- Không đưa mâu thuẫn cá nhân, bất đồng quan điểm nội bộ ra không gian tập thể; các vấn đề phát sinh phải được trao đổi trực tiếp theo đúng cấp bậc.
- Không bỏ qua vai trò điều phối của Dai Senpai trong các hoạt động chung, kể cả khi có mối quan hệ thân thiết hoặc đồng cấp.
Dai Senpai:
- Dai Senpai có trách nhiệm duy trì sự ổn định, trật tự và tính liên tục trong sinh hoạt dojo khi Sensei/HLV trưởng không trực tiếp hiện diện.
- Trong quá trình huấn luyện và sinh hoạt, Dai Senpai ưu tiên lợi ích chung, sự thống nhất và kỷ luật của dojo hơn các cân nhắc cá nhân hoặc mối quan hệ riêng.
- Dai Senpai chủ động điều chỉnh lời nói, thái độ và cách hành xử của bản thân để phù hợp với chuẩn mực chung của dojo và hệ phái trong các bối cảnh có liên quan.
- Khi phát hiện các hành vi, biểu hiện hoặc xu hướng có thể ảnh hưởng đến môi trường tập luyện, Dai Senpai có trách nhiệm nhắc nhở, định hướng và ổn định tình hình theo đúng trật tự trước khi cần đến sự can thiệp của Sensei/HLV trưởng.
- Dai Senpai chủ động duy trì và nâng cao năng lực chuyên môn thông qua việc tự học, tự rèn luyện và cập nhật kiến thức huấn luyện phù hợp với định hướng chung của dojo và hệ phái.
- Dai Senpai có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ về chuyên môn và phương pháp trước khi tham gia hỗ trợ hoặc đứng lớp, bảo đảm tính nhất quán và chất lượng huấn luyện.
- Trong quá trình huấn luyện, Dai Senpai quan sát, tiếp thu và điều chỉnh cách giảng dạy dựa trên phản hồi chuyên môn và định hướng từ Sensei/HLV trưởng.
- Dai Senpai chủ động chia sẻ, hỗ trợ và nâng đỡ chuyên môn cho các senpai khác theo đúng trật tự, nhằm duy trì mặt bằng chất lượng huấn luyện của dojo.
Đai xám đối với Sensei/HLV trưởng:
- Trong mọi hoạt động huấn luyện, sinh hoạt và vận hành dojo, đai xám thực hiện công việc theo sự phân công và định hướng của Sensei/HLV trưởng; các điều chỉnh ngoài phạm vi được giao phải được báo và thống nhất trước.
- Mọi vấn đề phát sinh liên quan đến chuyên môn, kỷ luật, học viên hoặc hình ảnh dojo phải được báo cáo và tham khảo ý kiến Sensei/HLV trưởng trước khi đưa ra quyết định xử lý.
- Khi giao tiếp với học viên, phụ huynh hoặc bên thứ ba về các vấn đề thuộc phạm vi dojo, đai xám thống nhất thông tin theo định hướng và nội dung do Sensei/HLV trưởng xác lập; không tự ý diễn giải hoặc đại diện quan điểm cá nhân.
- Đai xám không tự ý đại diện dojo hoặc hệ phái trong các hoạt động đối ngoại, truyền thông, hợp tác hoặc phát ngôn công khai khi chưa được Sensei/HLV trưởng cho phép.
- Việc tham gia sinh hoạt, tập luyện, hỗ trợ hoặc công tác tại các đơn vị Karate khác, dù tạm thời hay lâu dài, phải được thông báo và xin ý kiến Sensei/HLV trưởng trước khi thực hiện.
- Đai xám giữ tác phong, lời nói và hành vi nhất quán với định hướng và hình ảnh chung do Sensei/HLV trưởng thiết lập trong và ngoài dojo có liên quan đến hệ phái.
- Mọi góp ý, đề xuất hoặc bất đồng liên quan đến hoạt động dojo được trao đổi trực tiếp với Sensei/HLV trưởng trong không gian phù hợp; không đưa ra trước tập thể hoặc bên ngoài.
Kỷ luật:
- Nhắc nhở và định hướng lại tư tưởng (họp kín cá nhân): Áp dụng đối với vi phạm nhẹ hoặc lần đầu, nhằm làm rõ hành vi chưa phù hợp và định hướng điều chỉnh trong nhận thức và hành xử.
- Nhắc nhở và định hướng lại tư tưởng trong nội bộ Ban Huấn Luyện: Kèm theo yêu cầu đai xám tự rà soát, tự điều chỉnh và khắc phục hành vi trong một khoảng thời gian theo dõi nhất định.
- Tạm thời điều chỉnh vai trò huấn luyện: Bao gồm việc giảm hoặc tạm dừng vai trò đứng lớp, hỗ trợ huấn luyện, chuyển sang hình thức quan sát hoặc hỗ trợ hậu cần trong thời gian xác định.
- Yêu cầu bổ sung rèn luyện và học tập: Đai xám phải tham gia tập luyện, học tập và quan sát huấn luyện dưới sự hướng dẫn của Sensei hoặc Senpai được chỉ định, nhằm củng cố nhận thức, thái độ và năng lực chuyên môn.
- Tạm dừng vai trò đai xám: Đai xám tạm thời mang đai trắng và sinh hoạt với tư cách học viên trong một khoảng thời gian nhất định, trước khi được xem xét khôi phục vai trò.